Informatievoorziening bij SOA Aids Nederland

Mijn collega Wilma Klaassen en ik hebben het idee om langs te gaan bij SOA Aids Nederland (SAN). Wilma heeft al met een van hun informatiespecialisten gesproken. Onze interesse werd nog eens aangewakkerd door en artikel in IP 2008/5: Informatie bindt de organisatie. SAN lijkt wel wat op VluchtelingenWerk: ook deels donateursorganisatie; ook voorlichtings-, draagvlak- en lobbyfunctie.

Mary Hommes en Baukje de Vries zijn documentair informatiespecialist en al lange tijd werkzaam bij SAN.

SOA Aids NL is een door de overheid gefinancierd expertisecentrum, Aids fonds en Stop aids now zijn gericht op fondsenwerving.

Enige punten die mij opvallen;
- intranet als cement van de organisatie. Biedt kans tot profilering collega's (waar ben je mee bezig), iedereen kan berichten plaatsen. Intranet is bedoeld voor interactie en heeft geen archieffunctie. Samenstellen van kennisdossiers staat op een laag pitje vanwege de grote tijdsinvestering.
- kennisdelen op niet-geïnstitutionaliseerde wijze: wekelijkse newsbreak, tweewekelijks themauur en late breaker (luchtige onderwerpen) en themalunches.
- gebruik kenniskaarten
- heel veel publieksvragen: 2500. Goede afhandeling hiervan is goed voor het imago en heeft op langere termijn mogelijk toegevoegde waarde (donateurs).
- attendering (pro-actief), ze gebruiken ANP knipseldienst en een tracker.
- 12 websites!

Punten uit werkbezoek 13 oktober 2009

Naar aanleiding van artikel in IP zijn Wilma en ik op bezoek geweest bij SOA Aids Fonds. De volgende onderwerpen kwamen daarbij aan bod:

BEP intranet
- vormt de basis van de informatievoorziening
- met nieuwsberichten uit ANP knipseldienst
- achterliggend programma is Site Feeling
- ook mogelijkheid 'geeltjes' te plaatsen: kamer gezocht etc.
- documentatie: what's new?
- Visueel aantrekkelijk/persoonlijk: iedereen heeft foto in de bak die bij het artikel van die persoon wordt geplaatst.
De webredactie komt eens per 2 weken bijeen (kort!): wat er op, wat er af?

Cardbox 3.0
-als applicatie en online, dus voor iedereen toegankelijk
-google-achtige zoekfunctieWat is er in te vinden?
-URL verwijzingen naar pdf-docs-circulatiebriefjes + bewaartermijnen
-ook artikelen
-IBL
-ook aandachtsgebieden medewerkers

Trackers
-copernic
-op woord zoeken zoveel keer per tijd, mail-alerts

FUll moonwebsite zelfde CMS als AI
newsbreak 1 x per 2 weken half uur